Ilmu Manajemen dan Manajer

Etimologi Bahasa

Kata manajemen berasal dari bahasa Latin yakni kata “manus” yang berarti tangan atau menangani suatu tugas. Selain itu manajemen juga berasal dari bahasa Perancis kuno yakni ménagement, yang memiliki arti "seni melaksanakan dan mengatur; bahasa Italia “maneggiare” yang berarti "mengendalikan," terutama dalam konteks mengendalikan kuda; dan bahasa Inggris “manage”, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.

Setiap manusia sudah pasti melakukan aktivitas manajemen. Orang setingkat Presiden maupun seorang pedangang kaki lima melakukan kegiatan manajemen sesuai dengan skala keilmuannya masing-masing. Mereka sama-sama melakukan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan terhadap segala macam pekerjaan yang sedang dilakukannya untuk memastikan tujuannya tercapai. Seorang Presiden mempunyai tujuan yang sangat luas dan besar sebagaimana amanat Undang-Undang Dasar 1945, sementara seorang pedangan kaki lima juga mempunyai tujuan dari apa yang telah dicita-citakannya.

Manajemen adalah ilmu universal tidak teikat ruang dan waktu. Setiap manusia hidup membutuhkan dan memberlakukan aktivitas manajemen dari bangun tidur sampai tidur kembali. Setiap diri manusia adalah manajer yang akan menyusun dan merumuskan langkah-langkah untuk mengerjakan segala sesuatu dengan efektif dan efisien sesuai dengan kapasitasnya masing-masing. Siapapun manusia terikat dengan ilmu manajemen, karena setiap perencanaan akan mengakibatkan pelaksanaan dan setiap kegiatan pelaksanaan menghasilkan suatu kejadian yang membutuhakn evaluasi penilaian dan perbaikan berkelanjutan.

Pengertian Manajemen dan Manajer

Manajemen adalah suatu ilmu yang meliputi usaha manusia untuk mencapai tujuan yang telah dikalkulasikan dengan bantuan sejumlah sumber dengan cara efektif dan efisien (Komaruddin, 1994: 511). Manajemen sebagai ilmu dan seni dapat dibedakan dari obyek pengenal, metode dan pendekatannya. Manajemen merupakan ilmu yang terorganisasi dan sistematis yang bertugas untuk merumuskan asas-asas (prinsip) agar dapat menjelaskan sekelompok gejala yang berhubungan serta merumuskan kebijaksanaan atau norma-norma sebagai serangkaian tindakan yang perlu diikuti agar sasaran tercapai dengan efisien dan efektif (praktis –normatif).

Manajemen sebagai seni merupakan kajian mengenai pengalaman yang menciptakan kemahiran (kemampuan dalam tingkatan yang tinggi) dan firasat (pertimbangan yang dibuat tanpa kesadaran sebelumnya). Manajemen sebagai seni mengajarkan tentang memecahkan suatu masalah (how to do) dan menejemen sebabai ilmu akan mengajarkan bagaimana berfikir untuk memahami hakekat sesuatu (how to think). Manajemen adalah berbuat sesuatu di dalam realitas situasi.

Keterbatasan seni manajemen yang mengandalkan diri pada akal sehat (common-sense), petunjuk praktis (rule of thumb) dan situasional dapat dibantu oleh ilmu manajemen yang bertugas untuk memberikan gambaran, hitopetesa, analisa, konsep dan rekomendasi yang didasarkan pengetahuan yang terorganisasi dan sistematis.

Klasifikasi Teori Manajemen

Teori manajemen selalu tumbuh dan berkembang sepanjang zaman. Ia berevolusi dimulai dari aliran klasik sampai dengan aliran modern. Setiap aliran manajemen ini mempunyai kriteria dan karakteristik masing-masing. Setiap aliran memiliki keunggulan dan kelemahan pada zamannya masing-masing. Berikut ini diuraikan perkembangan aliran manajemen yang ada di dunia.   

Ø  Aliran klasik mendeskripsikan dan mendefinisikan manajemen sesuai dengan fungsi-fungsi manajeme seperti perencanaan, pengorganisasian, pengawasan dan penilaian. Aliran ini menekankan bahwa setiap pelaku manajemen harus memperhatikan dan memiliki kemampuan dalam menerapkan fungsi-fungsi tersebut.

Ø  Aliran perilaku mendefinisikan paham bahwa manajemen selalu berhubungan dengan perilaku manusia. Kajian aliran ini menitikberatkan dan memusatkan perhatiannya kepada aspek manusia dan arti penting manajemen dalam memahami seluk beluk perilaku manusia.

Ø  Aliran manajemen Ilmiah menerapkan disiplin ilmu matematika dan ilmu statistika untuk mengembangkan teorinya. Pendekatan numerik dan kuantitatif merupakan sarana utama yang sangat berguna untuk menjelaskan masalah manajemen dan mencari solusi atas berbagai masalah menggunakan manajemen.

Ø  Aliran analisis sistem memfokuskan pemikiran pada masalah yang berhubungan dengan bidang atau ilmu lain yang saling berkaitan dan berhubungan dalam rangka mengembangkan teorinya. Pendekatan sistem secara menyeluruh dalam menguraikan masalah manajemen dimulai dari input, proses dan output sistem.

Ø  Aliran manajemen berdasarkan hasil memfokuskan pada pemikiran hasil-hasil yang dicapai oleh manajemen bukana pada interaksi kegiatan sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya.

Ø  Aliran manajemen mutu memfokuskan pemikiran pada usaha-usaha dan solusi pemecahan masalah untuk mencapai kepuasan pelanggan atau konsumen. Orientasi mutu menjadi standar dan landasan dalam melaksanakan manajemen pengelolaan sumber daya dalam mencapai tujuannya.

Fungsi Manajemen

Lewis A. Allen dalam Komaruddin (1994: 514) menyatakan fungsi manajemen terdiri atas : (1) memimpin; yakni pengambilan keputusan, pengkomunikasian, pemberian motivasi, penyeleksian dan pengembangan orang-orang; (2) perencanaan; yakni peramalan, penetapan sasaran, pemrograman, penjadwalan, penganggaran, pengembangan prosedur, penetapan dan penafsiran kebijaksanaan; (3) pengorganisasian; yakni perancangan struktur organisasi, pendelegasian wewenang dan tanggungjawab, penentuan hubungan-hubungan; (4) pengawaan; yakni pengembangan standar prestasi, pengukuran prestasi, penilaian hasil dan pengambilan tindakan perbaikan.

Fungsi manajemen menurut Henri Foyal terdiri atas perencanaan, pengomandoan, pengordinasian, dan pengawasan. Goerge R. Terry berpendirian bahwa fungsi manajemen terdiri atas empat fungsi yakni perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan. Sementara itu, Harold Koontz dan Cyriil O’Donnel menyatakan bahwa fungsi manajemen terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penyusunan staf, pengarahan dan pengawasan.

Dari berbagai macam teori di atas, penulis menyimpulkan bahwa fungsi manajemen setidaknya meliputi “Enam P” yakni perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan, pelaporan dan penilaian. Perencanaan adalah fungsi manajemen untuk merecanakan sasaran, tujuan dan jadwal dari suatu kegiatan. Pengorganisasian adalah langkah pembagian tugas, koordinasi dan komunikasi antara sumber daya organisasi. Pelaksanaan adalah implementasi rencana dari hasil koordinasi untuk mencapai tujuan.

Pengawasan adalah kegiatan pemantauan dan pengontrolan atas pelaksanaan kegiatan yang telah direncanakan. Pelaporan adalah aktivitas menyampaikan informasi hasil pengawasan kepada pihak yang bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah ditetapkan. Penilaian adalah analisa hasil pelaporan dan pengawasan untuk menyesuaikan dengan standarisasi yang telah ditetapkan serta upaya untuk melakukan perbaikan yang berkelanjutan. Itulah siklus manajemen yang terus bergulir secara bioritmik dalam menjalankan aktivitas organisasi dalam suatu sistem.

Sarana Prasarana Manajemen

Manajemen adalah serangkaian kegaitan untuk sinkronisasi dan koordinasi pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya material untuk mencapai tujuan dengan cara efektif dan efisien. Untuk menjalankan fungsi manajemen dalam rangka mencapai suatu tujuan, maka dibutuhkan sarana dan prasarana manajemen untuk mendukungnya.

Sarana dan prasarana manajemen ini sering penulis sebut dengan istilah “Enam M”, yang meliputi man, material, metods, mechine, money, markets. Man adalah sumber daya manusia sebagai aktor utama pelaksana manajemen dalam menggerakkan seluruh aktivitas organisasi. Material adalah bahan baku atau bahan masukan untuk diubah menjadi suatu barang atau nilai yang lain dan lebih berhasil guna dan bermanfaat guna. Metods adalah metode, mekanisme, prosedur, metodeologi merubah material input menjadi output yang lebih bernilai tinggi. Mechine adalah alat bantu atau mesin untuk mempercepat, mempermudah dan memperlancar aktivitas perubahan input menjadi output. Money adalah sumber daya keuangan atau material yang menggerakkan secara finansial seluruh aktivitas manajemen. Market adalah pasar atau sasaran dari produk dan hasil output suatu aktivitas manajemen organisasi.

Sarana dan prasarana “Enam M” ini mutlak dan harus ada dalam setiap kegiatan manajemen organisasi baik yang berorientasi laba maupun waralaba. Setiap organisasi atau perusahaan yang menjalankan proses produksi atau edukasi memerlukan sarana tersebut guna menjamin dan memastikan kualitas hasil outputnya. Kemampuan pengelolaan sumber daya sarana prasarana tersebut akan menentukan tingkat efektivitas dan efisiensi sebuah sistem organisasi dalam mencapai tujuan visi dan misinya.  

Peranan Manajer dalam Manajemen

Manajemen sebagai suatu fungsi membutuhkan figur manusia untuk menjalankannya. Aktivitas dan fungsi manajemen diperankan oleh seorang manajer. Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan guna mencapai sasaran organisasi. Manajer merupakan seseorang yang bertugas untuk melakukan kombinasi faktor-faktor produksi dengan cara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang direncanakan.

Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh (10) peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokan kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok.

1.      Manajer sebagai peran antar pribadi. Manajer selalu melibatkan diri dengan menjalankan hak dan kewajiban kepada orang lain yang tergabung dalam organisasinya. Peran ini lebih bersifat seremonial dan simbolik sebagai seorang figur atau panutan, pemimpin, dan penghubung antar sumber daya.

2.      Manajer sebagai peran informasional. Manajer adalah seorang yang menjadi sumber informasi dan komunikator dalam organisasi. Ia memiliki tugas sebagai pemantau dan penyebar informasi kepada seluruh jenjang organisasi. Ia juga berperang sebagai juru bicara.

3.      Manajer sebagai peran pengambilan keputusan. Manajer adalah subyek untuk mengambil keputusan dalam setiap perjalanan organisasi. Ia berperan sebagai seorang wirausahawan yang mencari peluang dan potensi sumber daya. Manajer juga berfungsi sebagai pemecah masalah (problem solver), pembagi sumber daya, dan perunding serta penyelesai konflik antar sumber daya manusia.

Ketrampilan Manajer dalam Manajemen

Seorang manajer yang mengelola aktivitas dan fungsi manajemen harus memiliki kualifikasi dan spesifikasi kecerdasan maupun kemampuan secara spesifik. Manajer adalah kedudukan atau jabatan yang memerlukan kecepatan dan ketepatan dalam mengelola sistem informasi dan komunikasi dalam rangka mengalokasikan dan mengatur sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu, seorang manajer harus memiliki ketrampilan pada ranah konseptual maupun operasional sebagai berikut.

1.      Keterampilan konseptual (conceptional skill). Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan dalam merumuskan konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide yang bersifat abstrak tersebut harus mampu divisualisasikan lebih konkret agar mudah dipahami orang lain serta dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan yang bersifat nyata. Proses penjabaran dan aktualisasi ide menjadi suatu rencana kerja yang konkret itu disebut sebagai proses perencanaan. Keterampilan konsepsional seorang manajer meliputi kemampuan rancang bangun suatu ide dan gagasan serta mewujudkannya dalam rencana kerja.

2.      Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill). Ketrampilan ini sering disebut juga dengan ketrampilan kemanusiaan berupa kemampuan seorang manajer untuk berkomunikasi, berinteraksi dan berhubungan dengan orang lain. Komunikasi yang persuasif adalah rumus dasar untuk menjamin kelancaran proses kinerja sumber daya manusia yang dipimpinnya. Kemampuan berkomunikasi dan mengelola informasi ini akan meningkatkan penghargaan dan keterlibatan seluruh sumber daya organisasi dalam mencapai tujuan bersama. Keterampilan berkomunikasi sangat diperlukan oleh manajer di seluruh jenjang struktural.  

3.      Keterampilan teknis (technical skill). Keterampilan teknis ini merupakan perangkat kecerdasan intelektual yang bersifat (hard skill) dari seorang manajer terhadap ilmu atau profesionalisme pekerjaannya. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu dan memperbaiki suatu permasalahan yang ada pada pekerjaan tersebut. Contoh keterampilan teknis adalah kecakapan menggunakan komputer, memperbaiki mesin operasi, akuntansi dan lain-lain. Ketrampilan ini biasanya dimiliki oleh manajer tingkat menengah dan bawah.

4.      Keterampilan manajemen waktu (time skill). Keterampilan merupakan waktu akan menentukan efisiensi pencapaian tujuan dari suatu organisasi. Semakin kecil waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan maka semakin kecil biasa yang dikeluarkan oleh organisasi. Seorang manajer harus memiliki keterampilan mengelola dan menggunakan waktu secara arif dan bijaksana dalam menyusun rencana dan jadwal alokasi sumber daya manusia maupun sumber daya material.  

5.      Keterampilan membuat keputusan (decision making skill). Ketrampilan ini meliputi kemampuan seorang manajer untuk mendefinisikan masalah dan menguraikan sumber permasalahan serta menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Sistematika atau langkah-langkah umum dalam mengambil keputusan meliputi; (1) Manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. (2) Manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih satu alternatif yang dianggap paling baik dan minimalisir resiko. (3) Manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah dipilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar dan sesuai standar yang telah ditetapkan.

Itulah hakekat dan pengertian dari manajemen dan manajer. Ilmu ini bersifat universal dan bisa diterapkan kapan saja dan dimana saja oleh siapa saja. Ilmu manajemen adalah ilmu dan seni yang mengajarkan kepada manusia tentang fungsi dan aktivitas manusia dalam mengelola sumber daya manusia dan material untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Kecakapan dan ketrampilan seorang manajer dalam mengatur sarana dan prasarana “Enam M” dengan kedisiplinan menerapkan fungsi manajemen “Enam P” akan menghasilkan suatu output organisasi yang sesuai dengan rencana dan tujuannya.

Itulah esensial manusia sebagai khalifah-Nya, bekerja berdasarkan ilmu-Nya, dalam mencipta sesuatu yang tidak ada menjadi ada. Semua ilmu bisa dipelajari pada alam ciptaannya. Begitu juga dengan ilmu manajemen yang terbentang di seluruh ufuk alam raya. Semua bentuk konkrit makhluk ciptaannya adalah media bagi manusia untuk memikirkan segala sesuatu dibalik eksistensi keberadaannya. Ilmu itulah esensi dari eksistensi alam semesta. Manusia bertugas untuk mendownload ilmu pada alam dan kemudian menguploadnya untuk kebermanfaatan pada alam. Itulah karunia ilmu terbesar bagi manusia yang selalu bersyukur dan berbagi antar sesama makhluk-Nya sehingga menjadi rahmat bagi semesta raya.